پروژه ساماندهی فیزیکی و الکترونیکی اسناد سازمان مسکن و شهرسازی استان آذربایجان شرقی

تاریخ آغاز پروژه: 01/06/1389                 تاریخ اتمام پروژه: 21/11/1389

سازمان مسکن و شهرسازی استان آذربایجان شرقی جهت ساماندهی و الکترونیکی نمودن سه میلیون برگ از اسناد بایگانی خود، اقدام به برگزاری مناقصه نمود و شرکت مشاورین انفورماتیک نیرو(مانیر) در بین سایر شرکت‌کنندگان در مناقصه، با توجه به قیمت پیشنهادی، رتبه اول را به خود اختصاص داده و برنده مناقصه اعلام گردید.

 در این راستا شرکت مانیر اقدامات اولیه را جهت اجرای پروژه فراهم نمود.

  • آماده‌سازی تیمی از متخصصان شرکت جهت بررسی‌، راه‌اندازی و مدیریت پروژه
  • خرید تجهیزات و ملزومات پروژه اعم از دو دستگاه اسکنر حرفه‌ای پر سرعت KODAK 1405 مخصوص بایگانی اسناد و یک دستگاه اسکنر مخصوص نقشه‌ها و اسناد سایز بزرگ و 8 دستگاه کامپیوتر به منظور ورود کلید واژه‌ها و ویرایش تصاویر

پس از آماده‌سازی سایت(قفسه‌بندی، مشخص‌نمودن چرخه‌کاری و چیدمان میزها و صندلی‌ها و کمدها و ...) و راه‌اندازی تجهیزات، در اوایل مهر‌ماه سال 1389پروژه در محل بایگانی سازمان مسکن و شهرسازی استان آذربایجان‌شرقی کار خود را آغاز نمود.
در ابتدای پروژه جهت آشنایی با انواع پرونده‌ها و نحوه استخراج اطلاعات مورد نیاز از داخل پرونده، کارشناسان سازمان مسکن و شهرسازی آموزش های لازم را در خصوص پرونده‌ها به افراد تیم پروژه ارائه دادند. تیم فنی . اجرایی شرکت مانیر با توجه به دستورالعمل اجرایی که از طرف سازمان مسکن و شهرسازی استان آذربایجان شرقی به منظور استانداردسازی پروژه تدوین گردیده بود، نسبت به فرآهم آوردن شرایط اقدامات لازم را بعمل آورد.

پروژه سازمان مسکن و شهرسازی به دو بخش ساماندهی فیزیکی و ساماندهی الکترونیکی اسناد تفکیک گردیده و ایستگاه‌های کاری لازم در قالب دو خط کاری مشخص شدند.

 
• ساماندهی فیزیکی اسناد:

  • ایستگاه استخراج کلید واژه: در این ایستگاه اطلاعاتی از اسناد پرونده که نقش کلیدی در پرونده را دارند از پرونده استخراج شده و در فرم های مخصوص که اصطلاحاً فرم کلید واژه گفته می شود درج می گردند.
  • ایستگاه ترمیم و پاکسازی اوراق: در این ایستگاه بخشی از اوراق پرونده که دچار پارگی، پوسیدگی و یا تاخوردگی شده‌اند، ترمیم می‌گردد و تمامی منگنه‌ها و سایر نگهدارنده‌ها از اوراق پرونده جدا می‌گردد و همچنین اوراق پرونده به جهت اینکه دارای صفحات سایز بزرگ یا نقشه هستند بررسی می گردند.
  • ایستگاه شماره‌گذاری اسناد: در این ایستگاه تک‌تک صفحات پرونده ها به وسیله دستگاه نمراتور(مطابق شکل) شماره گذاری می گردد.
     

این شماره‌گذاری طبق فرمت مشخصی که از قبل تعیین شده است انجام می‌گیرد. بصورتی که در این کدبندی یک برگ از هر پرونده ای بیانگر حوزه کاری پرونده، نوع پرونده، استان، شماره پرونده و شماره صفحه از آن پرونده می‌باشد. به عنوان مثال کد "005-1091300114" به معنای صفحه 5 از پرونده 114 استان آذربایجان شرقی مربوط به پرونده‌های واگذاری در حوزه کاری املاک می باشد.

  • مهر زنی و پانچ پرونده: این ایستگاه به عنوان آخرین مرحله از ساماندهی فیزیکی محسوب می شود.
    در این ایستگاه اسناد پرونده‌ها توسط مُهر با عنوان "اسکن شد" مُهرزنی می گردد و سپس جهت بسته‌بندی مجدد توسط دستگاه پانچ بسته‌بندی می‌گردد و آماده عودت می‌گردند.

 

• ساماندهی الکترونیکی اسناد:

  • اسکن پرونده‌ها: در این ایستگاه پرونده‌هایی که ساماندهی فیزیکی آنها (استخراج کلید واژه، ترمیم-پاکسازی و شماره‌گذاری اسناد) به اتمام رسیده‌اند، توسط اسکنرهای مخصوص اسکن شده و با استفاده از نرم افزار Kodak Capture مدیریت گردیده و در نهایت فایل‌های خام تصاویر آماده می‌گردد.
    عملیات اسکن به دو حالت Black&White و Grayscale صورت می پذیرد بطوری که در برخی اسناد که متن و نوشته های آنها ناخوانا بوده با فرمت Grayscale و سایر اوراق با فرمت Black&White اسکن می‌گردد.
  • ویرایش تصاویر: در این مرحله فایل‌های خام تولید شده، توسط نرم افزار ویرایش تصاویر بررسی شده و تغییرات لازمه اعم از چرخش تصاویر‌، حذف حاشیه‌های زائد و ... بر روی فایل‌های تصاویر اعمال می گردد و فایل های نهایی تولید می‌شوند. (مطابق شکل)
     

ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو: در این بخش اطلاعات استخراج شده از پرونده‌ها بهمراه تصاویر اسکن شده هر پرونده طبق دستورالعمل از قبل تعیین شده در نرم افزار آرشیو ثبت می گردد.


تعداد پرونده های سازمان مسکن و شهرسازی در فاز اول پروژه 3،000،000 برگ تعیین ‌گردید که براساس برنامه زمانبندی بایستی روزانه 8000 برگ، تمامی مراحل‌کاری ایستگاه ها را طی کرده و آماده عودت گردد. در همین راستا شرکت مانیر با راه‌اندازی دو خط کاری در سایت پروژه و تعیین  و کنترل روند و چرخه کاری پروژه، روزانه به طور متوسط 12،000 برگ را در چرخه کاری را به انجام می‌رسانید.