پروژه آرشیو الکترونیکی شرکت توزیع نیروی برق استان آذربایجان‌شرقی
تاریخ آغاز پروژه: 01/07/1390            تاریخ اتمام پروژه: در حال انجام

توجه به نظام تولید اطلاعات در سازمانها، ساماندهی وضعیت مدارک و پرونده ها، امری بدیهی و حیاتی است. چنانچه این کار به درستی سامان گیرد بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی مرتفع، و از اتلاف وقت و انرژی و بودجه جلوگیری می شود.

امروزه تردیدی وجود ندارد که مهم ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه های فعالیت بشری، وجود اطلاعات صحیح و به‌هنگام است. دسته بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان از ضروریات به شمار می‌رود. از این رو است که دستیابی به شیوه‌های نوین اطلاع‌رسانی و به کارگیری مناسب و مطلوب آن از سوی تمامی دست اندرکاران سازمان‌ها ضروری می نماید.

ساماندهی اسناد و پرونده‌ها موجب می‌شود اطلاعات صحیح، به روز، دسته‌بندی شده و مناسب برای انجام فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها در اختیار مدیران مربوطه قرار گیرد و از بسیاری از هزینه های مرتبط بکاهد. تمامی این، به شرط فراهم شدن امکانات زیربنایی لازم، قابل حصول است.

هدف از این کار، الکترونیکی کردن اسناد شرکت توزیع نیروی برق استان آذربایجان شرقی و به حداقل رساندن استفاده و نگهداری از مستندات کاغذی است. هم اکنون نگهداری مستندات کاغذی به دلیل حجم بسیار زیاد آنها به یک مشکل اجرایی درآمده و سعی بر آن است تا با استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی و راهکارهای مناسب ، اسناد و پرونده ها در دفاتر خدمات مشترکین شرکت های توزیع ساماندهی گردند.

بر این اساس، شرکت مشاورین انفورماتیک نیرو با همکاری دفتر خدمات مشترکین شرکت توزیع نیروی برق استان آذربایجان شرقی، نسبت به مکانیزاسیون اسناد آن اداره اقدام نمودند.

پروژه آرشیو الکترونیکی شرکت توزیع نیروی برق استان آذربایجان‌شرقی، به دو بخش ساماندهی فیزیکی و ساماندهی الکترونیکی اسناد تفکیک گردیده و ایستگاه‌های کاری لازم در قالب دو خط کاری مشخص شدند.

ساماندهی فیزیکی اسناد:

  • ایستگاه استخراج کلید واژه
  • تعویض پوشه های خراب و مستهلک پرونده ها و جایگذاری پوشه های جدید
  • وجین و استخراج اوراق تکراری و نا مرتبط با پرونده
  • ترمیم و پاکسازی
  • ایستگاه شماره‌گذاری اسناد
  • پانچ و بسته‌بندی مجدد

ساماندهی الکترونیکی اسناد:

  • اسکن پرونده‌ها
  • ویرایش تصاویر
  • ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو 

در ادامه فرآیند اجرایی پروژه به تفکیک ایستگاه‌های کاری، مختصرا توضیح داده می‌شود:

 استخراج اطلاعات کلید واژه هر مشترک از سیستم خدمات مشترکین

در این مرحله اطلاعات مربوط به هر مشترک از سابقه موجود در سیستم خدمات مشترکین استخراج شده و به عنوان برگ کلید واژه آن پرونده در داخل پرونده قرار می گیرد

تعویض پوشه های خراب و مستهلک پرونده‌ها و جایگذاری پوشه های جدید

اکثر پوشه‌ی پرونده‌های شرکت های توزیع در بخش های مختلف فرسوده و غیر قابل استفاده می‌باشند. بدین منظور پرونده هایی که نیاز به تعویض پوشه دارند، تعویض و اطلاعات اولیه هر پرونده بر روی پوشه ها یادداشت می‌گردد.

 وجین و استخراج اوراق تکراری و نا مرتبط با پرونده

در این مرحله اسناد پرونده بررسی و مطالعه شده و اوراق تکراری و یا نامرتبط با پرونده مورد نظر و یا اوراقی که دیگر نیازی به بودن در پرونده نیست، از پرونده خارج شده و پرونده پس از بررسی توسط کارشناس خدمات مشترکین و کنترل صحت وجین به ایستگاه بعدی انتقال می یابد

 ترمیم و پاکسازی اوراق

در این ایستگاه بخشی از اوراق پرونده که دچار پارگی، پوسیدگی و یا تاخوردگی شده‌اند، ترمیم می‌گردد و تمامی منگنه‌ها و سایر نگهدارنده‌ها از اوراق پرونده جدا می‌گردد و همچنین اوراق پرونده به جهت اینکه دارای صفحات سایز بزرگ یا نقشه هستند بررسی می گردند.

 اسکن اسناد

در این ایستگاه پرونده‌هایی که ساماندهی فیزیکی آنها (استخراج کلید واژه، ترمیم-پاکسازی و شماره‌گذاری اسناد) به اتمام رسیده‌اند، توسط اسکنرهای مخصوص اسکن شده و با استفاده از نرم افزار Kodak Capture مدیریت گردیده و در نهایت فایل‌های خام تصاویر آماده می‌گردد.

عملیات اسکن به دو حالت Black&White و Grayscale صورت می پذیرد بطوری که در برخی اسناد که متن و نوشته های آنها ناخوانا بوده با فرمت Grayscale و سایر اوراق با فرمت Black&White اسکن می‌گردد.

 ویرایش تصاویر اسکن شده

در این مرحله فایل‌های خام تولید شده، توسط نرم افزار ویرایش تصاویر بررسی شده و تغییرات لازمه اعم :

 DESKEW – اریب‌زدایی کردن در زمانی که تصویر به صورت کج قرار گرفته است

CROP - حذف اضافات (بیشتر منظور بالای صفحه است)

ROTATE - چرخاندن تصاویر به شکل صحیح

ERASE – پاک کردن لکه‌های سیاه از تصویر

CENTERING - وسط چین کردن تصویر در مرکز

BORDER - حذف یا افزودن کادر به تصاویر

 بر روی فایل‌های تصاویر اعمال می‌گردد و فایل های نهایی تولید می‌شوند. (مطابق شکل)

 شماره گذاری اسناد

پس از آنکه پرونده اسکن شده ویرایش تصاویر گردید و از پرونده مذکور به عنوان تصاویر نهایی خروجی گرفته شد ، تعداد صفحات هر پرونده توسط نرم افزار طراحی شده شمارش شده و برچسب مخصوص شماره صفحات چاپ می گردد و برچسب های چاپ شده طبق دستورالعمل بر روی برگه‌های پرونده چسبانده می شود.

فرمت شماره‌گذاری در شکل زیر آمده است:

شماره اشتراک

کد خدمات مشترکین

کد شرکت توزیع برق آذربایجان شرقی

10254785

1

112

112110254785

 

 پانچ و بسته بندی مجدد

در این ایستگاه اوراق پرونده‌ها به ترتیب مشخص شده در داخل پرونده مربوطه قرار گرفته و پانچ می گردد.

 وارد کردن اقلام اطلاعاتی پرونده ها به نرم افزار آرشیو (Docuware)

در این مرحله تصاویر و اطلاعات هر پرونده در نرم افزار آرشیو (Docuware) ثبت می‌گردد.

 

توضیحاتی در خصوص نرم‌افزار مدیریت اسناد Docuware:

هنر نرم افزاری به کار برده شده در برنامه نویسی سیستم مدیریت اسناد DocuWare باعث گردیده امکان انتقال، دسته بندی، افزودن ایندکس های قابل جستجو، مدیریت، امنیت و سایر امکانات بدون محدودیت در نوع اسناد الکترونیکی در محیط رایانه ای مقدور گردد .

نرم افزار DocuWare دارای ویژگی‌های منحصر به فرد و همچنین خصیصه جامعیت‌پذیری برای مدیریت انواع اسناد و مدارک می‌باشد و علاوه بر آن محیط ساده و امنیت بالای  DocuWare باعث گردیده به راحتی توسط کاربران مورد استفاده قرار گیرد .

قاعده اصلی در طراحی نرم افزار DocuWare بر مبنای شبیه سازی محیط کار واقعی در دفتر کار بنا گردیده و اسناد الکترونیکی بلافاصله پس از قرار گرفتن در کازیه و منگنه شدن در صورت لزوم در فایل کابینت ذخیره می گردند .

از دیگر ویژگی‌های قدرتمند نرم افزار DocuWare توانائی ارتباط با کلیه پایگاه‌های داده جهت انتقال اطلاعات و ذخیره خودکار اسناد و مدارک الکترونیکی می‌باشد.

نحوه ذخیره‌سازی و پشتیبان‌گیری از اطلاعات نرم‌افزار آرشیو:

به منظور ذخیره‌سازی اطلاعات از یک سرور اصلی و یک سرور پشتیبان استفاده شده است و سیستم Docuware با توجه به شرایط تعریف شده در آن، نسبت به پشتیبان‌گیری اطلاعات و ذخیره آن در سرور پشتیبان اقدام می‌نماید.